Zarządzanie projektami

Firmy szkoleniowe obfitują w kursy, takie jak: innowacyjne zarządzanie projektami, metody zarządzania projektami, skuteczne zarządzanie projektami, SCRUM, Prince2 czy Agile. Czy zarządzanie projektami to nowa dziedzina? Czy istnieją czynniki, które mogą wpływać na efektywne zarządzanie projektem? O czym należy pamiętać przy realizacji projektu?

Wbrew pozorom, sam proces zarządzania projektami towarzyszy nam od zarania dziejów. Wszelkie dokonania ludzkości, jak chociażby budowa piramid egipskich, to właśnie realizacja (skuteczna!) projektu. Co więcej, każdy z nas na co dzień ma do czynienia z wcielaniem się w rolę kierownika projektu. Dlaczego? Ponieważ fakt, że nasz dom funkcjonuje sprawnie i codziennie zasiadamy do obiadu, to nic innego, jak realizacja projektu. Ponieważ fakt, że w lipcu jedziemy z rodziną w Bieszczady na dwutygodniowy urlop, to nic innego, jak realizacja projektu. Ostatecznie, organizacja przyjęcia urodzinowego to nic innego, jak realizacja projektu. Zatem codziennie, bardziej lub mniej świadomie, funkcjonujemy w świecie projektów.

Skoro mamy do czynienia z projektami na co dzień, to czym właściwie jest nasz tytułowy projekt? Jest on określany mianem przedsięwzięcia. W myśl słów S. M. Younga „projekt to każde zlecenie lub zadanie, którego nie można załatwić w trakcie jednej rozmowy telefonicznej”.

Czynniki, które charakteryzują projekt, to:

• złożoność,
• określone ramy czasowe,
• ryzyko niepowodzenia,
• realizacja zespołowa.

Istnieje bardzo małe prawdopodobieństwo, że każdy kolejny projekt będzie przebiegał w ten sam sposób, pod tym samym kierownictwem, realizowany przez niezmieniony zespół projektowy. Zatem, każdy projekt dodatkowo charakteryzuje niepowtarzalność. Niepowtarzalność zarówno pod względem koncepcji, jak i sposobu realizacji.

Kierownik projektu to osoba, na której spoczywa odpowiedzialność:

• realizacji projektu,
• efektów realizacji projektu,
• efektów realizacji projektu przy jednoczesnym uwzględnieniu poniesionych nakładów.

Osoba zarządzająca projektem, nazywana również menedżerem projektu, powinna posiadać wiedzę z zakresu projektu. Dodatkowymi cechami charakteryzującymi profesjonalnego zarządcę są: umiejętności przywódcze, kompetencje negocjacyjne, mediacyjne oraz umiejętności z zakresu zarządzania i psychologii.

Dlatego też osoba, której rolą jest zarządzanie projektem, powinna być bardzo starannie wyselekcjonowaną jednostką.

Znamy już sylwetkę kierownika idealnego. Nadszedł czas na opisanie jego roli.

Jest to przede wszystkim motywowanie pracowników/podległego zespołu oraz koordynowanie działań w taki sposób, aby zostały osiągnięte ostateczne rezultaty, zgodnie z zaplanowanym harmonogramem i budżetem. Kluczem do sukcesu jest dobra komunikacja, bowiem to ona właśnie umożliwia efektywne zarządzanie zespołem.

Głównym zadaniem kierownika projektu jest delegowanie pracy członkom zespołu projektowego. Delegowanie – nie wykonywanie zadań.

Projekt projektowi nierówny. Są przecież różne szkoły, różne metodyki, różne podejścia. Jednak, poddając analizie listę różnorodnych projektów, można zauważyć wiele podobieństw. Sformułowanie cyklu życia projektu jest efektem logicznego uporządkowania procesu zarządzania. W rezultacie każdy projekt można podzielić na następujące fazy:

• inicjowanie projektu,
• definiowanie projektu,
• planowanie projektu,
• organizacja projektu,
• realizacja projektu,
• kontrola projektu,
• zakończenie projektu.

Poszczególne fazy projektu różnią się od siebie w następujących aspektach:

• charakter działalności,
• etapy,
• nakłady i koszty realizacji,
• uczestnicy.

Zakres prac, na które składa się projekt, możemy podzielić na pięć etapów: planowanie projektu, dobór zespołu projektowego, organizacja spotkań mających na celu prezentację wyników prac projektowych, stały monitoring oraz ewaluacja realizacji projektu i zakończenie projektu.

Co powinniśmy uwzględnić podczas poszczególnych etapów?

Kiedy planujemy projekt, powinniśmy przede wszystkim zdefiniować jego cel oraz założenia. Następnie przechodzimy do określenia zakresu oraz skutków. Z należytą starannością powinniśmy opracować harmonogram oraz budżet projektu. Podczas etapu planowania nie zapominajmy o uwzględnieniu ryzyka.

Ukończywszy pierwszy etap, możemy podejść do etapu drugiego, jakim jest dobór zespołu projektowego. Przede wszystkim należy rozpocząć od wnikliwej analizy wymaganych zasobów ludzkich. Po analizie możemy przystąpić do planowania pozyskiwania tychże zasobów. Zakładając, że nasz plan i jego realizacja zakończyły się powodzeniem, przechodzimy do opracowania planu organizacyjnego. Jedną z ważniejszych składowych tego planu jest strategia komunikacji, a zaraz za nią – strategia rozwiązywania konfliktów. Do naszych zadań, jako osób kierujących projektem, w tym momencie należy również motywowanie członków zespołu projektowego oraz koordynowanie pracy.

Na tym etapie projektu jesteśmy zobowiązani do organizowania spotkań i prezentacji wyników prac projektowych. Stale monitorujemy oraz ewaluujemy realizację projektu, w tym śledzimy również wykonanie budżetu oraz czuwamy nad przebiegiem prac zgodnym z harmonogramem.

Na koniec pozostaje nam realizacja etapu, jakim jest zakończenie projektu. Należy sporządzić sprawozdanie z wykonanego projektu (księgę projektu) oraz… świętować sukces!

Dobre praktyki, czyli co robić, aby zarządzać projektem z sukcesem?

• Należy przede wszystkim dokonać jasnego podziału ról i zadań w trakcie realizacji projektu.
• Należy oszacować realny czas wykonania projektu w stosunku do zaplanowanych rezultatów.
• Przyjęty budżet powinien być adekwatny do zaplanowanych wydatków.
• Należy w sposób właściwy dobrać zespół projektowy.
• Bardzo ważne jest zaangażowanie zespołu, zatem, jako kierownicy, musimy pamiętać o motywowaniu jego członków.
• Dobra komunikacja to podstawa! Zdrowe relacje są gwarantem produktywnej pracy.
• Ostatnim elementem jest stały monitoring postępów realizacji projektu.

Naturalnie nie istnieje coś takiego jak „gotowy przepis na sukces”, jednak stosowanie się do rekomendacji przedstawionych jako dobre praktyki z pewnością nie zaszkodzi.

Czy warto i kiedy warto powołać zespół projektowy w swojej firmie? Warto, zwłaszcza w momencie, gdy mamy pomysł, ale nie wiemy, jak go zrealizować. Powołanie do życia kierownika projektu jest idealnym rozwiązaniem, gdy chcemy rozwijać swój biznes, wprowadzić innowacje, dokonać restrukturyzacji bądź przebranżowić się. W takiej sytuacji zleceniodawca przedstawia CO chce osiągnąć, DO KIEDY oraz, jaki ma na to BUDŻET. Reszta jest już zadaniem kierownika projektu.